När mailboxen tar över – så påverkar tekniken vår produktivitet

Stressrelaterade sjukdomar når alarmerande nivåer, samtidigt som forskning avslöjar att kontorsarbetare kollar sin mail var 6:e minut. Frågan är: Har dagens smarta kommunikationslösningar verkligen ökat vår produktivitet, eller har de drivit oss åt andra hållet?

Aldrig tidigare har så många svenskar varit sjuka i stressrelaterad psykisk ohälsa. Enligt Försäkringskassan ökade sjukfrånvaron med stressrelaterade diagnoser med 29 procent från juni 2019 till juni 2023. Det är framför allt kvinnorna som står för sjukskrivningarna (79 %), men även hos männen ökar den psykiska ohälsan. Vad är det då som gör oss så stressade?

Sannolikt är det flera faktorer som påverkar den ökade stressen i samhället, men enligt Försäkringskassan kan den organisatoriska och sociala arbetsmiljön vara en orsak. Idag upplever många stress på sina arbetsplatser, och forskningen visar att anspänt arbete i kombination med höga krav och låg kontroll över arbetssituationen är riskfaktorer.

Digitala verktyg skapar stress

Tempot på dagens arbetsplatser är ofta högt, och mycket ska hinnas med på kort tid. Tack vare digitaliseringen och tekniska hjälpmedel kan många uppgifter utföras betydligt snabbare än tidigare, och vissa uppgifter kan dessutom skötas helt utan mänsklig handpåläggning. Men har den nya tekniken bara gjort oss gott?

För de flesta som arbetar inom marknadsföring och kommunikation är datorn det primära arbetsredskapet, och vissa dagar lämnar vi knappt våra skärmar. I samband med pandemin har även användningen av digitala kommunikationstjänster ökat. Under en vanlig arbetsdag hoppar vi vant mellan olika mail- och chattprogram.

Enligt boken ”A World Without Email” av Cal Newport kollar en kontorsarbetare i genomsnitt sin mail var 6:e minut, vilket innebär ett genomsnitt på 80 gånger om dagen. 80 gånger om dagen tar vi alltså en paus från vårt arbete för att kontrollera om någon annan vill oss något.

40 % av vår tid går åt till multitasking

Enligt data från RescueTime ägnas 40 % av vår arbetstid åt att multitaska, det vill säga att arbeta med flera parallella uppgifter samtidigt. Du kanske inte tänker på det, men jag gissar att du just nu, medan du läser denna text, också har ett fönster öppet med din mail? En gammal vana som du tror gör dig mer effektiv, men som i själva verket minskar din produktivitet.

En studie visar att 70 % av alla mail som tas emot öppnas inom 6 sekunder, och när de väl är öppnade tar det ytterligare 64 sekunder innan mottagaren kan återgå till sin ursprungsuppgift. Snacka om onödig tid som går till spillo.

Så arbetar du mer fokuserat

Att bryta mönstret med att ständigt vara tillgänglig kan vara svårt, och för många går det på ren rutin att svara på mail eller chattmeddelanden i realtid. Men hur gör man om man vill bryta trenden och faktiskt fokusera på en uppgift i taget?

Mycket handlar självklart om förväntningar och arbetskultur. Förväntar sig dina kollegor att du ska svara på ett mail inom 5 minuter, eller är det accepterat att du väntar några timmar? Här är det viktigt med tydlighet. Ledningen måste i ett tidigt skede sätta en rutin för hur snabb kommunikationen på en arbetsplats ska vara. När rutinen väl har etablerats, och alla följer efter, är det svårt att justera den.

5 tips för dig som vill arbeta mer fokuserat:

1. Schemalägg din kommunikation
   Ha särskilda tider på dagen när du hanterar mail och chattmeddelanden för att minska avbrott och arbeta mer fokuserat.
2. Stäng av notiser
   Stäng av notifieringar för mail-och chattprogram under särskilda perioder för att kunna arbeta helt fokuserat utan avbrott.
3. Organisera din inkorg
   Använd mappar, filter och etiketter för att strukturera inkorgen och hantera mail på ett effektivare sätt.
4. Ta regelbundna pauser
   Planera in regelbundna pauser där du lägger bort både mobil och dator för att rensa hjärnan och få ny energi. 
5. Blockera distraherande webbplatser
   Använd särskilda verktyg och appar för att blockera tillgången till distraherande webbsidor under särskilda tider.